Así hemos entendido tu proceso, y así proponemos automatizar la parte mecánica. Nada se agendaría sin tu visto bueno. Si algo no coincide con cómo trabajas, comentamos y lo ajustamos.
Hoy casi todo pasa por la conversación semanal con Dídac, entre correos y el 1:1: las prioridades, su disponibilidad, tu propuesta y su revisión. Si algo no es exactamente así, es justo lo que necesitamos saber. Más abajo está este mismo mapa con la propuesta, para comparar.
Con todo lo que nos has explicado. Es la parte que más nos importa que confirmes: si algún paso no es así, dínoslo.
El asistente de Mazos, el mismo bot con el que ya hablas por WhatsApp, se encarga de la parte mecánica: preguntar, apuntar, cruzar y crear los eventos. Las decisiones siguen siendo de las personas.
Nada se escribe en ningún calendario sin tu ok. El asistente propone, tú decides.
El asistente crea filas, apunta calificaciones y marca lo agendado. No borra nada.
Él dice sus huecos, como hasta ahora. El asistente solo encaja las reuniones dentro.
Lo que salga allí se lo puedes dictar al asistente por WhatsApp, tal cual, y sigue el mismo camino.
Compáralo con el de arriba: la secuencia es la misma, pero toda aquella conversación semanal se reduce a un correo, y los pasos en oscuro los hace el asistente. Hasta el alta en Notion se apunta sola: a ti te queda el visto bueno.
Un solo correo a Dídac por semana, y una sola decisión tuya. Lo demás corre solo.
Un ejemplo completo, con nombres inventados. A la izquierda, el correo que recibiría Dídac con su respuesta en texto libre, y el WhatsApp de tu día a día. A la derecha, la conversación de una semana entera: del alta al evento creado.
Hola Dídac,
1. ¿Prioridad? Responde con un número del 1 al 10:
2. Huecos libres en tu agenda:
lun 31 ago · 09:00 a 19:00
mar 1 sep · 09:00 a 19:00
... y así hasta el viernes
¿Cuáles puedo usar y en qué ciudad estás cada día?
La secuencia es la misma. Lo que cambia es quién hace cada parte.
| Hoy lo haces tú | Con el asistente |
|---|---|
| Apuntar en tu Notion cada correo que te reenvía Dídac | →El asistente entiende el correo, crea la fila y te avisa por si algo no cuadra |
| Perseguir las calificaciones, por correo y en el 1:1 | →El correo del lunes sale solo, y las respuestas se apuntan solas en tu Notion |
| Preguntarle cada semana si se le puede agendar y dónde va a estar | →Va en el mismo correo, con sus huecos ya calculados de los dos calendarios |
| Cruzar prioridades, países, viajes y huecos de cabeza | →Te llega la semana ya armada, para revisar |
| Crear los eventos uno a uno, eligiendo calendario | →Un ok tuyo y se crean todos, cada uno en el suyo |
| Tachar en Notion y estar pendiente de quien no contesta | →Se marca solo, y al que no contesta se le recuerda |
La última palabra sobre cada semana, y corregir al asistente cuando algo no cuadre: en un alta, en una calificación o en la propuesta. El asistente nunca agenda por su cuenta.
Los mismos sitios que usas hoy. No hay ninguna herramienta nueva que aprender.
Por aquí entran los correos que Dídac te reenvía, que el asistente convierte en filas de tu Notion. Y por aquí sale el correo semanal y se lee su respuesta.
Pendiente de la aprobación del administrador de Galdana. En cuanto llegue, conectarlo son dos minutos.Se agenda igual que hoy: desde tu cuenta, eligiendo entre el calendario personal de Dídac y el de Evantic. No hay que tocar ningún permiso.
Sigue siendo tu guía. El asistente crea las filas nuevas, apunta las calificaciones y marca lo agendado. Nada se borra. Justo debajo te proponemos una forma de ordenarla.
Por donde te llega la propuesta y por donde respondes, en texto libre. También puedes dictarle lo que salga del 1:1.
Hoy tu lista es texto suelto, y funciona porque tú la entiendes. Para que el asistente la lea y la escriba sin equivocarse, proponemos convertirla en una tabla: las mismas cosas que ya apuntas, cada una en su columna, con una página de guía incluida. Se montaría en tu workspace tal cual la ves o con los cambios que pidas. Cada fila se abre como una página, así que tus notas de siempre viven dentro.
| AaPersona | @Correo | ◎Lugar | ◎Modalidad | #Prioridad | ◎Estado | ▤Fecha | ◎Calendario | ≡Notas |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Marta Ruiz | marta@fondoalba.com | Barcelona | Presencial | 9 | Por agendar | Evantic | Reenvío del fondo Alba | |
| Tom Vella | tom@vella.vc | Londres | Remota | 6 | Por agendar | Personal | Presentar su vehículo nuevo | |
| J. Costa | jcosta@iberis.pt | Lisboa | Remota | 5 | Por agendar | Personal | Retomar la conversación de Lisboa | |
| Anna Keller | a.keller@lp-berlin.de | Berlín | Remota | Por calificar | Intro de un LP en Berlín | |||
| L. Serra | lserra@fondo-ii.es | Barcelona | Presencial | 8 | Agendada | jue 4 sep · 10:00 | Evantic | Seguimiento del fondo II |
En vez de tachar, la fila pasa a "Agendada". Más claro para ti, e imposible de malinterpretar para el asistente.
Lo que falta calificar, lo que toca agendar y lo ya cerrado, cada uno en su pestaña. Y la vista por país, como organizas ahora.
Persona, su correo, lugar y modalidad salen del reenvío. La prioridad, de la respuesta de Dídac. La fecha y el calendario, al agendar. Tú solo corriges.
Las agendadas se quedan con su fecha y su calendario. Con el tiempo, la propia tabla es el registro de todas las reuniones de Dídac, filtrable por mes, lugar o prioridad.
| AaSemana | ◎Estado | ≡Dídac confirmó | ≡Dónde estará | ≡En qué acabó |
|---|---|---|---|---|
| 31 ago a 4 sep | Respondida | mar y jue (de lun a vie ofrecidos) | Barcelona toda la semana | propuesta en camino: Marta y Tom |
| 24 a 28 ago | Agendada | lun y mié por la tarde | lun-mié: Barcelona · jue-vie: Madrid | 3 agendadas |
| 17 a 21 ago | Agendada | toda la semana | Barcelona | 2 agendadas · 1 sin hueco, pasó a la siguiente |